Skytjenester og arkivering: åpning for arkiv i utlandet

I digitaliseringsrundskrivet som kom 25. november 2016 slås det fast at under punkt 2.6 at bruk av skytjenester vil kunne gi det offentlige Norge økt fleksibilitet og mer kostnadseffektivitet ved bruk av IKT. Det støttet opp under henvisning til Nasjonal strategi for bruk av skytjenester.

I rundskrivet fremkommer det at: "Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester." En av hindringene ligger i dag knyttet opp mot arkivering og arkivloven § 9b som sier at:

Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale....førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.

Nå skal en ikke se seg blind på at dette medfører at all offentlig forvaltning ikke kan plasseres i en skytjeneste som ikke innebærer kun nasjonal lagring og databehandling. Det er flere vilkår som må være tilstede for at det skal oppfattes som et forbud mot bruk av skytjenester. Men som en del av regelarbeid som å redusere hindringer kom Kulturdepartementet 18. oktober 2016 med en høring om ny forskrift om offentlige arkiv. Høringsfristen er satt til 15. januar 2017.

Høringen reiser problemstillingen omkring utførsel av arkiv til utlandet som følge av skytjenester. Departementet slår først fast at dagens unntak skal tolkes snevert og eksemplifiserer dette med Utenrikstjenestens behov for arkiv utenfor landets grenser. Videre viser departementet til utfordringene ved skytjenester:

• Flytting av arkivmateriale
• Plikt til å ta vare på arkivmateriale over tid
• Lagring flere steder
• Ansvar for arkivlokale
• Tilsyn
• Jurisdiksjon

Men departementet ser også fordeler med skytjenester, i tillegg til å konkludere med at: "...formålet med lova [kan] ivaretakast sjølv om arkivmaterialet er på ein server i utlandet." Det vises blant annet til at dette må skje gjennom avtaler, og at det derfor bør tydelig åpnes for slik bruk av skytjenester med lagring i utlandet på visse vilkår:

Departementet foreslår ei ny føresegn om lagring av digitalt arkivmateriale på serverar i utlandet. Det sentrale i denne samanhengen er å sikre at arkivmaterialet ikkje går tapt, og å bevare integriteten og autensiteten til arkivmaterialet. I dette forslaget blir ansvaret for innhaldet i avtalane og kvaliteten på tenesta lagt hos offentlege organ. Slike avtalar og tenester vil bli omfatta av tilsyn frå Arkivverket.
og forskriftens § 22 foreslår regulert på følgende måte:

Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale.  Det er et positivt forslag som vi må håpe vil medføre at det offentlige i større grad kan ta i bruk skytjenester.