Bruk av beste pris-klausuler i konsulent-rammeavtaler

I enkelte anskaffelser for rammeavtale om kjøp av IT-konsulenter introduseres klausuler som på en eller annen måte skal gi kunden en «til-enhver-tid-beste-pris». Bruk av slike klausuler for rammeavtaler om konsulentkjøp er i beste fall svært vanskelig. Men det mest kritiske er at det vitner om begrenset forståelse for IT-virksomheter og konkurranse i offentlige anskaffelser, samt at slike klausuler er potensielt kostnadsdrivende.

En «beste-pris»-pris klausul, slik jeg har møtt de siste årene, er gjerne formulert slik at de skal gi kunden en rett til justere priser til tilsvarende priser for tilsvarende tjenester (her konsulenttjenester). Eksempelvis at, «leverandøren skal sørge for at ytelsens pris til enhver tid er minst like gunstig for kunden som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos leverandøren».  For å gjennomføre dette pålegges leverandøren å gjennomføre på forespørsel en revisjon fra et uavhengig revisjonsselskap for å bekrefte eksisterende prisnivå. Kostnadene for å gjennomføre en slik revisjon, som gir en relevant sammenligning og grunnlag for eventuell prisjustering («benchmarking») kan fort påløpe seg til 50-100.000 NOK eks mva.

For vurdere om slike klausuler kan være kostnadsdrivende er det tilstrekkelig å se hen til rammeavtaler hvor leverandørene til offentlig sektor sjelden eller aldri har noen form garanti for omsetning innenfor en rammeavtale, samt at det offentlige kan si opp oppdrag eller bistand med 30 dagers varsel. En direkte kostnad på opptil 100.000 NOK for revisjon per år vil for mange rammeavtaler, hvor omsetningen kan beløpe seg til en til to ressurser per år, være avgjørende for om avtalen gir går i pluss eller minus. Ser vi på de siste omsetningstallene for de største IT-konsulenthusene i 2014 (se konsulentguiden.no) ligger marginen på mellom 3 og 8 %. Blir marginen for lav betyr det at konsulenthusene ikke vil ha tilstrekkelig kapital for å kunne satse og videreutvikle sine ressurser og IT-kompetanse. Satses det lite på IT-konsulenter i Norge vil dette kunne være en utfordring for å bevare norske IT-arbeidsplasser og i større grad eksponere Norge kompetanse fra lavkostland.

Så hva kan selskaper gjøre i slike tilfeller? En mulighet er å forhandle bort slike klausuler. Det vil være en mulighet hvis det er en privat anskaffelse. I offentlige anskaffelser vil muligheten derimot være begrenset ettersom et forbehold fort vil kunne være vesentlig eller vurdert av det offentlige til å være vesentlig og ute av anskaffelsen. Så hvis selskapet først ønsker å by på rammeavtale i offentlige anskaffelser så vil slike klausuler være noe som må aksepteres.

Når første klausulen eksisterer i en kontrakt i offentlig sektor, så er spørsmålet hvordan den treffer det enkelte avtaleforhold. Det første er kostnadsperspektivet som nevnt over. En slik klausul kan pådra virksomheten kostnader ved revisjon. Dette er en ren kostnad som må regnes eventuelt inn i prisene til IT-selskapet, eller helst burde dekkes av kunden ettersom det er eneste måten å stille alle leverandører likt. For det andre så er spørsmålet om slike klausuler faktisk er anvendelig på rammeavtale om kjøp av konsulenttjenester. Min påstand er at det er høyst tvilsomt om det er mulig å sammenligne priser i IT-konsulentavtaler, for hva er «tilsvarende eller sammenlignbare ytelser»:

1. Hver anskaffelse i offentlig sektor er unik i forhold til det faktiske behov for IT-konsulenter og forskjellig type IT-kompetanse hos den enkelte kunde.
2. Hver IT-konsulent er forskjellig fra den andre i forhold til kompetanse og erfaring.
3. Hver anskaffelse har forskjellig volumforventning, selv om det sjelden er garanterte uttak.
4. Prising av konsulenter baserer seg på mange forhold som sjelden er like, slik som

1. forventet volum mot en kunde
2. forventet type oppdrag og risikobetrakning av disse (oppdrag, fastpris, bistand, osv)
3. faktisk ledighet av konsulenter på et gitt tidspunkt i forhold til viljen til å gi priser og sikre arbeidsplasser
4. strategisk tilnærming til den enkelte kunde
5. strategisk prising i forhold til andre konkurrenter
6. strategiske oppdrag som er ønskelig å ha for å bygge kompetanse eller referanser
7. det enkelte års marginbehov, eller andre individuelle forhold som ikke er mulig å synliggjøre for omverden. 

1. Enkelte forhold mellom kunde og leverandør vil også være taushetsbelagt, inkludert forretningshemmeligheter.
2. Ved å tillate fullt innsyn i den enkelte leverandørs prising vil kreve innsyn i forretningshemmeligheter som vil skade den enkelte virksomhets konkurranseevne på sikt.
3. Avtalevilkår er sjelden helt like og prises derfor ulikt. Når ikke det offentlige kan prise avtalevilkår og deres forbehold vil det være lite naturlig å kunne gjøre det mellom to offentlige anskaffelser med ulike avtalevilkår.
4. Hvis det fremvises et prisavvik så er spørsmålet hva konsekvensen av dette skal være og hvordan ulike avtalevilkår og eventuelt faktiske forhold skal prises.

Enkelt sagt så er IT-konsulenter ferskvare som det er vanskelig å sammenligne fra avtale til avtale.

Det også et spørsmål om slike klausuler bør brukes på kjøp av konsulenter. Det offentlige har det offentlige anskaffelsesregelverket til hjelp for å sikre konkurranse. Derfor er det satt en begrensning for lengden på slike rammeavtaler til 4 år. Noen ganger kan priser justeres årlig, og i beste fall skjer dette årlig. I andre tilfeller krever kunden faste priser i de to første avtaleårene og deretter eventuell prisøkning i opsjonsårene. Opsjonsårene er noe som leverandøren må håpe på at kunden utløser, men det er kundens privilegium å utløse disse. I tillegg sikres konkurranse hvis det er flere leverandører som må konkurrere i mini-konkurranser og med timepriser i rammeavtalen som øvre grense. Totalt sett er det offentlige godt sikret for å få tilstrekkelig gode priser og kan som oftest også terminere rammeavtaler hvis de mener at prisene ikke er gode nok, selv om det offentlige ikke er bundet til å ta ut noe garantert volum.

Det er mulig kunder lever i den tro at konsulentselskaper tjener store penger på rammeavtalene de innehar, men gitt IT-selskapenes marginer burde så viser dette at det ikke er fullt så enkelt. Det er også begrenset hvor langt ned i pris konsulentselskapene kan gå før det går ut over evnene til selskapene å bygge videre på norsk IT-kompetanse. En grunn til «beste-pris»-klausuler kan være på bakgrunn av at priser i IT-bransjen på IT-utstyr har hatt en tendens til å halveres hver 18 måned. Men dette har vært i forhold til raskere og nyere utstyr eller stordriftsfordeler for en kunde ved rabatter på software, men for rammeavtaler innen IT-konsulentmarkedet ikke er samme kobling. Håpet er at kunder ser at hvis de ønsker å få det beste ut av sine leverandører og dermed for kunden selv, så er det snarere viktig med gode og balanserte vilkår. I den nyeste rammeavtalemalen til DIFI, dvs SSA-R har beste-pris-klausulen blitt fjernet. Dette taler for at spesielt i offentlige anskaffelser burde vi se stadig mindre bruk av en slik klausul. Og så får kundene i offentlige anskaffelser heller sørge for at revisjonsklausuler brukes for å dokumentere at kunden har fått den tjeneste som er avtalt gjennom den konkurranse en offentlig anskaffelse er. Og ikke minst at partene til en rammeavtalen heller bruker ressurser på å etablere gode samhandlingsmodeller som sikrer kunden den riktige kompetanse i bistandsprosjekter og oppdrag som gir faktisk verdi til kunden.