Kompetanse i IT-avtaler – hva er det vi avtaler og hva er viktig?

I virksomheter som tilbyr IT-rådgivnings- og/eller konsulenttjenester kan nettopp erfaring og kompetanse hos de tilbudte ressurser være avgjørende for kvaliteten på resultatet. I offentlige anskaffelser er spørsmål hvordan dette kan og skal vurderes. Tilbudte personers kompetanse og erfaring vil oftest være sentralt i slike tilfeller for å kunne identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for kunden etter anskaffelsesforskriftens § 13-2. Jeg vil kort se litt på reglene i anskaffelsesregelverket omkring vurdering av kompetanse – og deretter litt på kontraktsreguleringen av kompetansekravet - før jeg avslutter med noen kommentarer omkring kompetansebygging.

Vurderingen av kompetanse kan finne sted enten som følge av et kvalifikasjonskrav, altså minimumskrav til tjenesteyter etter forskriftens § 8-4 (hvoretter pris ofte blir helt avgjørende) eller som et tildelingskriterium etter forskriftens § 13-2, dvs en evaluering av kompetansen til tilbyderne for å finne den eller de beste tilbydere. Det er en viss åpning for å tillegge kompetanseforholdene vekt i tildelingsvurderingen opp mot kvalifikasjonskravene. Under kvalifikasjonskravene vurderer oppdragsgiver generelle forhold ved leverandøren, mens under tildelingskriteriene sees det mer på forhold ved personellet som skal utføre oppdraget. Det må fremgå klart at det er to forskjellige vurderinger som gjøres under henholdsvis kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene. Dersom tilbudt organisasjon og nøkkelpersonell vurderes under kvalifikasjonskravene, kan ikke dette også vurderes under tildelingskriteriene. Det vil i så fall kunne være en feil i anskaffelsen.

Men hva er det som oftest vurderes? For en vurdering knyttet til kvalifikasjonskrav er det spørsmål gjerne om selskapet besitter det antall ressurser som det bes om med tilstrekkelig kompetanse. Dette kan dokumenteres gjennom f.eks en liste over (i) de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste x årene, med opplysninger om verdi og tidspunkt, og deretter (ii) opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse/for de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (kompetansematrise) gjennom eksempelvis organisasjonsplan for oppdraget som viser tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene, og CV for tilbudt personell med liste over erfaring, utdannelse og  relevante referanser.

Skal kompetanse vurderes som et tildelingskriterium må dokumentasjonen gi mulighet for å sammenligne tilbud og da konkret vurdere den tilbudte ressurs kompetanse og evne til å gjennomføre oppdrag eller leveranser. Evalueringen vil ofte vil være en fordeling mellom hvor mye pris skal telle opp mot kvalitet i form av tilbudte ressurser og deres CV’er. Ved siden av pris kan også tilgjengelighet og gjennomføringsevne bli vurdert, slik som å vurdere hvor stort gjennomtrekk en tilbyder har i sin organisasjon.

Alt i alt skal dette kunne angi hvilket tilbud som økonomisk mest forelaktig og hvem som skal tildeles en kontrakt, enten det er en leveranseavtale eller en rammeavtale. Deretter er spørsmålet hvordan kravet til kompetanse skal gjennomføres i kontrakten, og det er her det begynner å bli interessant.

Norske IT-kontrakter har en viss variasjon i hvordan de angriper problemstillingen knyttet til sikring av at leverandører har den tilstrekkelig kompetanse. Uten å være uttømmende så finnes det et utall variasjoner av:

-          Krav til en ressurspool som styres av leverandør gjennom en leveranseansvarlig (og hvor det ved uttak er krav om å ha tilstrekkelige antall ressurser tilgjengelig til enhver tid)
-          Krav til sertifiseringer hos ressurser (krav til at ressurser er sertifisert for spesielle verktøy eller har sikkerhetsklareringer)
-          Krav til opplæring av ressurser i forkant av oppdragsoppstart (krav om at ressurser før de starter opp gjennomgår en initiell opplæring på kundens verktøy eller andre ønskede kompetanseområder)
-          Krav til kompetanseoverføring (ved bytte av ressurser så må det gjennomføres en kompetanseoverføring)
-          Krav til at tilbudte ressurser også skal faktisk leveres etter kontraktssignering (og ikke tilsvarende)

I tilknytning til denne type klausuler så følger det gjerne en eller annen form for sanksjon eller kommersiell fordeling av hvem som skal være kostnadene ved avvik. Det kan være at leverandøren må (i) akseptere x-antall dager med opplæring uten å begynne fakturering ved oppstart av nye ressurser, eller (ii) som et prissatt oppstartsprosjekt, (iii) x-antall timer med kompetanseoverføring som dekkes av enten kunde eller leverandør ved overlapp av gammel og ny ressurs, (iv) dekning av kostnader ved sertifiseringer eller opplæring, eller (v) kostnader ved å ha personer stående tilgjengelig. En annen variant er å ha en form for (vi) sanksjon ved flere enn x-antall/prosentvis ressursbytter per år i leveranseprosjekter eller (vii) dagbot hvis ikke ressurser er tilgjengelige eller leverer tilstrekkelig timer. Det kan også være flere i kombinasjon med disse, som (viii) at kunden vurderer kompetansen ut i fra det som leveres – enten i form av tid (dagbøter knyttet opp mot milepæler og ferdigstillelse) eller (ix) ut i fra kvalitet i en leveranse (antall feil ved test). Det kunne også vært interessant å anvende en form for (x) ROI-perspektiv eller no-cure-no-pay, men de sistnevnte er noe uvanlig innen IT-bransjen. Da er de kommersielle variantene med fastpris eller målpris noe mer akseptert.  På toppen av dette kommer det generelle sanksjonsapparatet, men de er oftest vanskelig å vurdere opp mot faktiske kompetansekrav i motsetning feil eller mangler.

Men krav til å inneha generell kompetanse er ikke fraværende i kontrakter. Eksempevis i SSA-O (punkt 3.1) følger det at: «Oppdraget … skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard.» Andre avtaler i privat sektor innehar gjerne en bestemmelse som sier noe om at leverandøren skal gjennomføre et oppdrag «in accordance with the requirements for competence and skill that are common in the IT industry». Det som ligger i kravet til en faglig standard synes jeg er mest interessant og viktigst for utvikling av norsk IT-industri. For det er her den reelle kompetansen kommer frem. I dette legger jeg at den reelle kompetansen i praksis må ligge bak den ytre kompetansen, som dokumenteres i form av CV’er, referanseprosjekter og levert kvalitet. Det er her vurderingen både i en anskaffelse og i en kontrakt burde ha en praktisk tilnærming og spørre hva et IT-selskap gjør i praksis for å bygge, utvikle og beholde kompetente ressurser og metodikk.  Sopra Steria ble nylig tildelt kompetanseprisen (se: http://hrnorge.no/aktuelt/hr-norges-kompetansepris-2016-tildeles-sopra-steria) av HR Norge for 2016 begrunnet ut i fra at Sopra Steria «har en klar kompetansestrategi som omfatter rekruttering, ledelse og kompetanseutvikling for alle. Kompetanse er stammespråket, hvor «the power of sharing» er mantra. De har etablert en kompetansestrategi som er forankret i strategien og forretningsmålene og topplederen er den største fanebærer for kompetanseutvikling i selskapet». Det er kanskje en grunn til at selskapet har vokst organisk fra under 200 ansatte i 1998 til 1200 i 2016. Kompetansen er en bærebjelke og kulturen i selskapet, og ikke minst noe som kommer samfunnet til gode, både som skattelegger, utdanner og anskaffer. Dette er elementer som burde være like viktige som vurderingskriterier som etiske krav i kontrakter.